La divisone dei ruoli è importantissima, e non può essere decisa in ritardo, va piuttosto stabilita in anticipo.

L’organigramma è uno schema delle persone coinvolte e dei loro ruoli all’interno del progetto, una suddivisione dei ruoli e delle competenze visualizzabile in un unico schema.

Quante squadre di lavoro servono? Di cosa si occupa ogni squadra? Chi coordina la squadra?
Chi si occupa della grafica dei manifesti, dei dépliant, ecc.? Chi li coordina?
Chi scrive i testi dei manifesti, del comunicato stampa? Chi li coordina?
In quanti si occuperanno della produzione dell’evento? Chi li coordina?
Chi fa le foto e i video del backstage e dell’evento? Chi li coordina?
Chi si occupa della promozione on line e della distribuzione dei manifesti e volantini? Chi coordina tutti?

La classe deve essere suddivisa in gruppi di lavoro, in funzione di ciò che serve al progetto.

Ogni gruppo deve sapere che cosa fare e chi guida il gruppo. Poi occorre definire: Cosa, Chi e Quando, ovvero il Cronoprogramma

Bisogna realizzare uno schema operativo su più settimane: il cronoprogrammma è una tabella per la produzione con tutte le voci e i tempi in cui realizzarle. Il cronoprogramma consente la visualizzazione dell’insieme delle azioni necessarie, favorendo una visione panoramica della complessità del progetto.

Non si tratta di uno schema teorico; è il riferimento settimanale concreto per verificare l’andamento dei gruppi di lavoro. Aiuta a rispettare le proprie scadenze, per non ritardare il lavoro della gruppo di lavoro.

È un memorandum sintetico che serve a definire in modo dettagliato che cosa è necessario fare, decidere che cosa va fatto prima o dopo, e quando bisogna iniziare ogni step. Realizzate, quindi, uno schema che permette di non dimenticare nessuna delle fasi, e di fornire promemoria per le scadenze di ciascuna di esse.

Alla fine di questa fase, ognuno deve sapere cosa fare, e quando farlo, verificando il cronoprogramma.