In più occasioni mi avete chiesto chiarimenti in merito alla figura dell’Event Manager, ovvero chi è? a cosa serve? perchè è importante ingaggiarlo?
Mi auguro che con questo mio post vi arrivi in maniera più completa, l’importanza di avere un professionista realmente competente capace di rendere il vostro evento utile al vostro Business. Il compito dell’Event Manager è essenzialmente quello di organizzare eventi: egli sovraintende alla realizzazione di un avvenimento, cura tutta la fase preparatoria, presiede il suo svolgimento e ne gestisce la chiusura.
Gli competono la definizione e la messa in opera della regia complessiva dell’evento, quindi la scelta dei tempi e dei luoghi, l’allestimento delle sedi, il coordinamento del personale di assistenza, ma anche la quantificazione e la gestione degli investimenti e la selezione dei canali e degli strumenti di comunicazione da attivare.
Nello svolgimento del suo ruolo, l’Event Manager interagisce con molti altri interlocutori, tenendo i rapporti con gli sponsor, gli enti pubblici, i giornalisti, gli uffici di marketing, comunicazione e pubbliche relazioni, gli uffici stampa, le organizzazioni di catering e le agenzie del personale.
“È una figura professionale specializzata in grado di creare occasioni memorabili di incontro e di curarne ogni dettaglio gestionale.”
L’Event Manager è richiesto da diverse aziende che progettano i più svariati tipi di eventi, garantendone la perfetta riuscita sia in termini di risultati che d’immagine.
Il professionista, oltre a avere ottime credenziali, deve dimostrare una solida esperienza sul campo e una rete di conoscenze che dimostri le sue competenze: alle spalle una struttura consolidata, buoni collegamenti e possibilità collaterali di cultura e divertimento sono fattori imprescindibili per un evento di successo.
Sono dunque indispensabili competenze economiche, tecniche e di comunicazione, e la conoscenza approfondita del prodotto che si promuove sia esso un servizio o un prodotto commerciale.
Nell’organizzazione di un evento ci sono diversi aspetti e risorse da tener presente, per questo è necessario individuare come e dove reperirle, quali supporti coinvolgere in modo diretto e quali per rapporti di fornitura, consulenza e assistenza, e con quali limiti e livelli di responsabilità sulla base di capacità, professionalità e affidabilità, esperienza, caratteristiche specifiche relative al tipo di evento e disponibilità nei tempi previsti dal piano d’azione.
L’Event Manager si occupa:
- Della strategia globale del progetto
- Dalla definizione degli obiettivi alla supervisione di tutti i materiali alla scelta finale dei fornitori fino alle modalità di comunicare l’evento
- Presiede il briefing iniziale
- Controlla il budget di spesa e definisce il programma dell’evento
- Si occupa dell’elenco degli invitati, dei giornalisti, dei relatori
- Della scaletta dell’evento, la scelta della sede facendo attenzione che sia adeguata e in linea con l’immagine che si vuole trasmettere
- Verifica le strutture e gli strumenti per veicolare i messaggi
- Coordina fisicamente la giornata e gestisce eventuali emergenze
- Seleziona una serie di fornitori e una volta approvati, li coordina.
Nella preparazione dello spazio, l’estetica è fondamentale e deve essere in linea con la strategia studiata; che abbia dei collaboratori o no, l’Event Manager deve sempre dare un’idea in più poiché l’evento è un’arte e il leader ne è il regista che costruisce un vero e proprio scenario, dirige le comparse e lascia che gli attori svolgano il loro ruolo seguendo una scaletta ben definita che egli stesso ha pianificato in base agli obiettivi dell’evento concordati con l’Azienda che lo ha ingaggiato.
Mi auguro di esservi stato utile!
Un’Abbraccio dal Dott. SPLIGX
