Questo aspetto è uno dei più sottovalutati quando si decide di organizzare un evento in salone, gioca sicuramente un ruolo fondamentale il tempo che intercorre tra la decisione di organizzare e la data dell’evento.
Come più volte da me ribadito, per fare le cose fatte bene occorre avere almeno tre mesi di tempo prima della fatidica data, fare le cose di fretta va proprio a gravare anche su uno degli aspetti cruciali ovvero gl’inviti.
Partiamo da chi invitare all’evento, ho pensato di dividerli in quattro categorie, in modo da darti una visione più chiara delle tipologie di persone che potresti trovarti all’interno del tuo evento.
Indispensabili: Clienti in target e potenziali Clienti in target
Utili: Giornalisti, Sindaco, Assessore attività produttive, Assessori in genere, Consiglieri Comunali, Parroco, Comandante Carabinieri e forze di Polizia, Attività di vicinato e Fornitori.
Superflui: Amici, Conoscenti e Parenti non in target
Inutili: Clienti non in target, Passanti non in target
Leggendo questa lista immagino avrai avuto ben chiaro il concetto che l’evento che stai organizzando ti deve servire per fare business e non per far divertire e mangiare gratis delle persone, ecco perché è importante che ci siano le persone giuste e non ragionare con l’importante è far numero.
Una volta stabilito chi invitare, andiamo a capire come comunicare a questi ospiti.
Per quanto concerne la categoria degli Indispensabili e degli Utili è fondamentale farli sentire importanti e far percepire loro che tu ci tieni alla loro presenza al tuo Evento, ecco perché occorre realizzare un vero e proprio invito cartaceo.
Mi raccomando è fondamentale che ci siano tutte le info dell’evento e le modalità di prenotazione, l’ideale è inserire un QR code che indirizzi su una pagina di iscrizione all’evento e successivamente alla loro iscrizione è importantissimo che da parte tua ci sia una chiamata vocale dove oltre a ringraziare per la partecipazione con loro rafforzi l’impegno ad esserci quel giorno.
Poi ci sono i Superflui, qui se proprio devi inviagli un WhatsApp oppure una mail, questo tipo di comunicazione è più che sufficiente.
Per gli Inutili ti suggerisco di mandare dei messaggi con la data sbagliata così avrai la certezza che non avrai persone che sono lì solo ed esclusivamente per consumare risorse, potrai sempre dire che ti sei sbagliata a scrivere la data sul messaggio e che ti dispiace molto dell’inconveniente! 😄
Mi auguro di esserti stato utile con questo mio post, mi farebbe piacere conoscere la tua opinione in merito.
Dr. Spligx
